Dashboard Instandsetzungsmanager - "Business Intelligence" für Immobilien

Die Wirtschaftlichkeit einer Immobilie wird maßgeblich von den entstehenden Nutzungskosten geprägt, die sich nach DIN 18960 insbesondere aus Objektmanagementkosten, Betriebskosten und Instandsetzungskosten zusammensetzen. Mit der eigenen Software "Instandsetzungsmanager" besitzt das Ingenieurbüro eine für die Instandhaltungsplanung und Nutzungskostenoptimierung einzigartige Möglichkeit zur Erfassung jeglicher Instandhaltungen und zur Optimierung des Betriebs und der gesamten Nutzungskosten. Neben Wirtschaftlichkeitsaspekten ist für ein qualifiziertes Gebäudemanagent vor allem die Berücksichtigung der Betreiberverantwortung von Bedeutung. Folgende Leistungen unterstützen den Betrieb von Gebäuden nachhaltig, sind digital und größtenteils mit mobilen Webanwendungen verfügbar.


Instandhaltung

  1. Bestandsaufnahme

    Bei einer Bestandsaufnahme von Anlagen und Bauteilen werden im Vorfeld Struktur und Systematik der Datenerfassung abgestimmt und festgelegt, damit das Datenmaterial später eine einwandfreie Anwendung findet. Die Datenaufnahme erfolgt vor Ort unter Berücksichtigung des vereinbarten Detaillierungsgrads. Besondere Vorteile der Methodik sind:

    • Berücksichtigung relevanter Normen und Richtlinien
    • Definition von Zweck und Verwendung, Umfang und Detaillierung
    • Formulierung allgemeingültiger und kundenseitiger IT-Standards
    • Datenaufbereitung und -verifizierung
    • Praxisrelevante Anwendungsmöglichkeiten
    • Einfache Nutzung

    Neben einer Aufnahme technischer Daten und Gegebenheiten werden Anlagen und Bauteile fotografisch erfasst und gegliedert. Bei Bedarf werden Detailzeichnungen angefertigt. Als Datenbasis entsteht ein Kataster. Die digitale und mobile Verfügbarkeit der Daten ist vielfältig nutzbar, ermöglicht die Beschleunigung von Entscheidungsprozessen im Gebäudemanagent, unterstützt Administration und zugehörige Software (CAFM, BIM, ERP) nachhaltig, z. B. auch bei Ausschreibung und Vergabe, in der Start-Up-Phase des Gebäudemanagements, bei Instandsetzungen oder der Umsetzung von Betreiberpflichten.

  2. Instandhaltungsplanung

    Eine Instandhaltungsplanung wird entweder für alle Anlagen und Bauteile, inkl. Baukonstruktion, durchgeführt oder ggf. separat nach Baukonstruktion oder Technik. Im Rahmen einer Zustandsbewertung und Risikobetrachtung werden optimale Instandhaltungsstrategien für den Gebäudebetrieb entwickelt. Eine ausgewogene Instandhaltungsplanung berücksichtigt darüber hinaus u. a. Vorgaben gem. DIN 31051. Weiterhin ist neben Sicherheit, Funktionsfähigkeit und Werterhaltung (Nutzungsdaueroptimierung) ebenso die Effizienz von Maßnahmen von Bedeutung, ggf. ergänzt um weitere Festlegungen und Zielsetzungen. Instandhaltungsplanungen des Ingenieurbüros sind gekennzeichnet durch:

    • Strukturierte Zustandserfassung
    • Richtlinienkonforme Gliederung und Bewertung
    • Nutzenbringende Kennzahlen
    • Zuverlässige und angemessene Erhaltungsplanung
    • Nachvollziehbare Hinweise und Empfehlungen

    Die Vorgaben der Beleihungswertermittlungsverordnung (BelWertV) werden qualifiziert unterstützt. Die Instandhaltungsplanung ist ein wichtiger Bestandteil eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) und unterstützt einen wirtschaftlichen und sicheren Betrieb nachhaltig. Auch Phasen eines zeitweiligen Leerstands können hierbei eine besondere Berücksichtigung finden.

  3. Nutzungskostenoptimierung

    Nutzungskosten sind mittlerweile ein beachtlicher Kostenfaktor, der die Rentabilität eines Unternehmens beeinflusst. Die Nutzungskostenoptimierung setzt auf einer Instandhaltungsplanung auf, erweitert diese und bietet somit einen ganzheitlichen Überblick für technisches und infrastrukturelles Gebäudemanagement. Mit einer Nutzungskostenoptmierung können Immobilien zielorientiert gesteuert und weiterentwickelt werden. Wesentliche Bausteine sind u. a.:

    • Aufstellung der Instandsetzungskosten
    • Identifikation der Kostentreiber und Risikoposten
    • Benchmarking
    • Rentabilitätsprüfungen
    • Budgetierung und Meilensteinplanung

    Das System der Nutzungskostenoptimierung kann bei Bedarf um zahlreiche Features erweitert werden, wie z. B. die Ermittung der Energieeffizienz-Klasse, der Definition von Zielkennwerten (KPI), Hinweise und Empfehlungen zu Betreiberpflichten und der Automatisierung von Arbeitsprozessen. Somit steht ein Instrument für einen qualifizierten Betrieb und nachhaltigem Kostencontrolling mit großem Mehrwert zur Verfügung.

  4. Analyse der Nutzungsmöglichkeiten

    Im Rahmen von Projektbearbeitungen werden von Kunden immer wieder Fragen zur Flexibilität der Immobilie und sonstigen Nutzungsmöglichkeiten gestellt. Dies ist ausgesprochen verständlich, da der Eigentümer oder Verwalter die Immobilie auch zukünftig bestmöglich im Markt halten möchte. Es ist daher von großem Vorteil, für eine Investitionsentscheidung wesentliche Informationen zu berücksichtigen, um Erfolg und Risiko einer möglichen Umnutzung vor der eigentlichen Umsetzung zu bewerten. Hier können sinnvoll und nach Bedarf folgende Instrumente weiterhelfen:

    • Machbarkeitsstudie
    • Markt- und Standortanalyse

    Eine Analyse der Immobilie selbst mit Zustandsbewertung, technischen und wirtschaftlichen Machbarkeiten, Prognosen sowie Berücksichtigung des Marktumfelds und regionaler Besonderheiten verschafft Klarheit. Vorliegende Daten aus Immobilientransaktionen werden zusätzlich als Indikator genutzt. Ebenso können ggf. entstehende Vorbehalte gegenüber beabsichtigten Nutzungsänderungen im Vorfeld bewertet werden, unterstützt durch eine konkretisierte Bedarfsplanung. Qualifizierte Ausarbeitungen liefern strategische Ansätze für Bestandsoptimierungen und begünstigen eine stabile Immobilienentwicklung.


Betreiberpflichten

Betreiberpflichten stellen gesetzliche und behördliche Auflagen dar, eine ordnungsgemäße Wahrnehmung der Betreiberverantwortung minimiert Haftung und Risiko. Das Ingenieurbüro bietet mit der Gebäudeinspektion hierzu qualifizierte Unterstützung für alle Gebäudeklassen an.

  1. Gebäudeinspektion

    Eine Inspektion erfasst den Zustand der Immobilie und ermöglicht es, insbesondere wesentlichen Anforderungen der Betreiberpflichten gerecht zu werden oder diese aufzuzeigen. Im technischen und infrastrukturellen Gebäudemanagement sind zahlreiche Vorschriften zu berücksichtigen, angefangen vom BGB über die Bauordnung bis hin zu Unfallverhütungsvorschriften, um nur einige zu nennen. Hierzu werden nach Bedarf folgende Bereiche einbezogen:

    • Baukonstruktionen

    • Technische Anlagen

    • Außenanlagen

    • Ausstattung

    Im Rahmen einer Begehung werden in einem anschließenden Bericht Zustände dokumentiert und Defizite vermerkt. Der Inspektionsbericht dient dem Eigentümer bzw. Betreiber als Basis für die Erfüllung der Obliegenheiten in Bezug auf gesetzliche, behördliche und versicherungsrechtliche Vorgaben. Gleichzeitig liefert der Bericht wertvolle Informationen für die Instandhaltung und unterstützt wiederkehrende Berichtspflichten.

    • Zustandserfassung
    • Zusammenstellung erforderlicher Prüfungen und Wartungen
    • Hinweise zu Gefährdungen, Schäden und technischen Qualitäten
    • Zuordnung relevanter Rechtsgrundlagen

    Bei Bedarf sind zusätzliche Nachweise oder Leistungen erforderlich, die für die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung erforderlich oder sinnvoll sind und optional erbracht werden. Es handelt sich dabei insbesondere um Folgende:

    • Gefährdungsbeurteilungen gem. BetrSichV, DGUV, TRBS, ASR
    • Brandschutzbegehungen
    • Energieausweise gem. GEG
    • Brandschottkataster
    • Reparaturhandbuch
    • Prüfungsbegleitung oder Prüfungsvertretung
    • Überarbeitung / Ergänzung der Dokumentation

Alle Dokumente der Gebäudeinspektion sind auf Wunsch in mobile Webanwendungen integriert oder für ein kundenseitiges CAFM-System fertig aufbereitet. Ein Inspektionsbericht kann darüber hinaus Optimierungsmöglichkeiten bei Versicherungs- und Lieferantenverträgen ermöglichen sowie personelle Einsatzzeiten reduzieren und zusammen mit der Instandhaltungsplanung als Grundlage für ein Betreiberhandbuch dienen. Eine Ergänzung und Aktualisierung relevanter Unterlagen unterstützt den Gebäudebetrieb nachhaltig und verringert Risiken.

Profitieren Sie von den Synergien einer interdisziplinären Expertise für Ihre Bestandsimmobilien!

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