Im Folgenden werden einige wenige Beispiele vorgestellt, wie Problemstellungen gemeinsam mit Kunden gelöst wurden.
Betreiberpflichten und Instandhaltung
Es ist nun schon einige Jahre her, dass eine Immobilienmanagerin einer größeren Liegenschaftsverwaltung anrief und den Fall einer Ordnungswidrigkeit aufgrund der fehlenden Prüfung einer sicherheitsrelevanten Anlage schilderte. Aufgrund der Größe des Immobilienbestands und der Vielzahl relevanter Anlagen und Bauteile hatte die Immobilienverwaltung den Prüftermin unbeabsichtigt vergessen und nicht weiter nachverfolgt. Daraufhin erhielt die Liegenschaftsverwaltung einen Bußgeldbescheid der zuständigen Baubehörde. Die Immobilienmanagerin beschrieb ihre Sorge, dass aufgrund der Vielzahl auch z. T. älterer Immobilien und der zwischenzeitlich novellierten Verordnungen die Wahrscheinlichkeit besteht, dass dies zukünftig wiederholt auftreten könnte. Nach eingehender interner Rücksprache kam die Immobilienverwaltung zu der Erkenntnis, dass die diesbezügliche Datenlage des Immobilienbestands nicht ausreichend ist, um zukünftig das Problem zufriedenstellend behandeln zu können. Auch der tatsächlich erforderliche Umfang der Maßnahmen zur Erfüllung der Betreiberpflichten war nicht eindeutig transparent und vielfach sehr interdisziplinär und somit komplex. Die Managerin schilderte weiter, dass sie das Problem zeitnah angehen möchte, sie jedoch befürchtet, keinen qualifizierten Auftragnehmer zu finden, der ihr Problem ganzheitlich und aus einer Hand löst und sie bei der weiteren Umsetzung entsprechend begleitet. Nach Erläuterung weiterer Aspekte bestand der Wunsch nach Vereinbarung eines Gesprächstermins zur Konkretisierung der Aufgabenstellung. In dem anschließenden Gespräch stellte sich dann heraus, dass es für die Liegenschaftsverwaltung von großem Vorteil ist, den Umfang des Projekts nicht nur auf die Erfassung zwingend vorgeschriebener Prüfungen zu beschränken, sondern ebenso das Thema der Instandhaltung weitergehend zu betrachten, um der Betreiberverantwortung insgesamt gerecht zu werden. Nach Ausfertigung eines qualifizierten Angebots erhielt das Ingenieurbüro den Zuschlag für die Bestandsaufnahme prüfpflichtiger Anlagen und Bauteile, auch unter den Gesichtspunkten der Instandhaltung. Seither wurden dutzende von Immobilien diesbezüglich erfasst, relevante Prüfungen zugeordnet, Daten weitergehend aufbereitet und in die Verwaltungssoftware eingepflegt sowie die Reparaturabwicklung deutlich vereinfacht. Im Weiteren wurden die Bestandsaufnahmen auch auf Neubauten angewandt und um eine qualifizierte Zustandserfassung ergänzt, da aufgrund zunehmender Mängel im Neubaubereich eine interdisziplinäre Sichtung und Wertung nach Abschluss der Baumaßnahme gewünscht wurde. Die Liegenschaftsverwaltung hat nach interner Analyse entschlossen gehandelt und die Bewirtschaftung ihrer Immobilien nachhaltig optimiert und abschließend in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess überführt. Gleichzeitig wurde die Anzahl der „Feuerwehreinsätze“ der Mitarbeiter konsequent reduziert und die interne Zufriedenheit mit dem Job hat zugenommen.
Instandhaltungsplanung
Im Laufe des Jahres 2017 beschrieb die Geschäftsleitung eines großen Dienstleisters aus dem Gebäudemanagement in einem Gespräch Probleme mit der Glaubwürdigkeit und dem erforderlichen sowie notwendigen Umfang durchgeführter Wartungen und Inspektionen an technischen Anlagen in einem größeren Objekt eines wichtigen Kunden. Der Dienstleister hatte trotz mehrfacher Bemühungen die Bedenken des Kunden bisher nicht aus dem Weg räumen können. In einem Gesprächstermin wurde daraufhin mit dem verantwortlichen Gebäudemanager ein transparenter und nachvollziehbarer Weg erörtert, wobei sich die Bearbeitung ergebnisoffen und neutral gestalten musste. Dem Dienstleister war insbesondere ein vertrauensvoller und kundenorientierter Umgang von großer Bedeutung, was auch im Rahmen der Problemlösung deutlich werden sollte. Die Einschaltung des Ingenieurbüros als neutrale und übergeordnete Instanz wurde von beiden Seiten begrüßt und somit wurde der Auftrag für die Durchführung einer Zustandserfassung und Instandhaltungsplanung erteilt. Bereits in den Gesprächen hat das Ingenieurbüro die vorteilhafte Umsetzung der Aufgabe mit dem eigenen Softwaretool „Instandsetzungsmanager“ erläutert, die dann auch von den Beteiligten präferiert wurde. Aufgrund des Umfangs der Instandhaltungsmaßnahmen war der besondere Wunsch der Beteiligten nach einer strukturierten und nachvollziehbaren Bearbeitung aufgekommen, die ebenso zukünftige Budgetierungen unterstützt und gleichzeitig eine Risikominimierung der Bewirtschaftung ermöglicht. Nach Fertigstellung der Ergebnisse der Ausarbeitung wurden diese mit den Beteiligten erörtert und es erfolgte eine gemeinsame Verständigung auf Objektzustand sowie zukünftige Instandhaltungsmaßnahmen in Umfang und Inhalt. Die Maßnahmen wurden konkret festgeschrieben und es wurde eine Qualitätskontrolle vereinbart. Im Weiteren erfolgte eine klare Budgetierung mit Priorisierung und Vorschlägen zu möglichen Optimierungen. Das zeitnahe Handeln des Dienstleisters und die qualifizierte Problemlösung führten letztendlich zu einer Zufriedenheit für alle Beteiligten. Bereits zuvor konnte in ähnlicher Form mit dem Einsatz einer ersten Version des „Instandsetzungsmanagers“ die Instandhaltung von mehreren Objekten einer Kaufhauskette qualifiziert unterstützt werden. Hier lag für den Kunden unter Gesichtspunkten des (finanziellen) Risikomanagements ein Schwerpunkt auf der Budgetierung.
Projektcontrolling
Das Projektcontrolling von Neubaumaßnahmen ist insbesondere darauf ausgerichtet, dass der Bauherr die vereinbarten und zugesicherten Standards und Qualitäten bei Baufertigstellung erhält, dies zu dokumentieren und auf Defizite zu verweisen. Bei Baumaßnahmen war es einem Kunden, der i. W. als Investor tätig ist, wiederholt aufgefallen, dass sich der vollständige Projektabschluss in die Länge zog. Hier denkt man in erster Linie wahrscheinlich an die üblichen Bauverzögerungen aufgrund von Wetterkapriolen, Materialmangel, Fehl- oder Umplanungen etc. Jedoch handelt es sich in diesem Fall um fehlende oder mangelhafte Dokumentation. Denn für den Investor war es von besonderer Wichtigkeit, dass das Gebäude nicht nur möglichst mängelfrei fertig gebaut wurde, sondern dass ebenso jegliche für einen zeitnahen Projektverkauf erforderliche Dokumentationen ordnungsgemäß vorlagen, damit ernsthafte Interessenten mit allen Informationen und Unterlagen zeitnah bedient werden konnten und keine längerfristigen Nacharbeiten für deren Beschaffung nötig sind. Im Rahmen des Projektcontrollings bestand für das Ingenieurbüro ebenso die Aufgabe in der Prüfung der Abschlussdokumentation bzw. der Revisionsunterlagen. Und hierbei kam es immer wieder zu Problemen, da Unterlagen nicht vorhanden sowie unvollständig oder fehlerhaft vorgelegt wurden, obwohl dies regelmäßig in den Statusberichten gem. Baufortschritt aufgeführt und angemahnt wurde. Zudem behinderte die mangelhafte Dokumentation die abschließende Mängelbeseitigung und verzögerte so die Fertigstellung weiter. Um diese Situation zukünftig zu verbessern, erstellt das Ingenieurbüro auf Wunsch im Rahmen seines Projektcontrollings einen auf die Baumaßnahme abgestimmten Ablaufplan, der Lieferfristen für Dokumentationsunterlagen an die nach Baufortschritt erstellten Statusberichte koppelt. Dies kann dann in den Zahlungsplan integriert werden. Wichtig hierbei ist eine frühzeitige Beauftragung des Projektcontrollings und eine entsprechende Vereinbarung mit den jeweiligen Vertragspartnern. Somit kann bei rechtzeitiger Beauftragung eines Projektcontrollings diese Verfahrensweise das Risiko insbesondere auch in puncto mangelhafter Dokumentation weiter deutlich minimieren. Diesbezüglich zähe und zeitintensive Nacharbeiten werden deutlich reduziert und ebensolche entfallen dann auch in der späteren Nutzungsphase.
Kommt Ihnen einiges so oder so ähnlich bekannt vor? Haben Sie vielleicht schon einmal eine vergleichbare Problemstellung vorgefunden? Starten Sie mit einer kostenlosen und unverbindlichen Kontaktaufnahme und erörtern Sie mögliche Vorgehensweisen und Optimierungen! Entscheiden Sie selbst und wir erarbeiten gemeinsam einen klaren Weg mit passenden Lösungen für mehr Erfolg.